Procedura zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa i podejmowania działań następczych na Uniwersytecie Warszawskim
I. Kiedy możesz dokonać zgłoszenia:
1) Jeżeli jesteś:
a) pracownikiem Uniwersytetu, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
b) osobą ubiegającą się o zatrudnienie na Uniwersytecie, która uzyskała informację
o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
c) osobą świadczącą pracę na rzecz Uniwersytetu na innej podstawie niż stosunek pracy,
w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
d) przedsiębiorcą wykonującym usługi na rzecz Uniwersytetu,
e) osobą świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Uniwersytetu, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
f) członkiem organu Uniwersytetu,
g) praktykantem, stażystą lub wolontariuszem na Uniwersytecie.
2) Uzyskałeś w związku z pracą dla Uniwersytetu Warszawskiego informację, że naruszono prawo.
3) Naruszenie prawa dotyczyło jednego z obszarów wymienionych w ustawie
o ochronie o sygnalistów.
Oznacza to, że było to niezgodne z prawem działanie lub zaniechanie albo obejście prawa dotyczące:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
b) usług, produktów i rynków finansowych;
c) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
d) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
e) bezpieczeństwa transportu;
f) ochrony środowiska;
g) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
h) bezpieczeństwa żywności i pasz;
i) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
j) zdrowia publicznego;
k) ochrony konsumentów;
l) ochrony prywatności i danych osobowych;
m) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
n) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
o) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
p) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z powyższymi dziedzinami.
II. W zgłoszeniu o naruszenia prawa zawrzyj:
1) swoje imię i nazwisko;
2) adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej;
3) określenie stosunku łączącego Cię z Uniwersytetem;
4) informację o naruszeniu prawa, z uwzględnieniem:
a) daty i miejsca zdarzenia,
b) czasu trwania,
c) okoliczności;
5) dane osoby, której dotyczy zgłoszenie o naruszeniu prawa;
6) wskazanie dowodów potwierdzających fakty opisane w zgłoszeniu o naruszeniu prawa, w tym wskazanie ewentualnych świadków;
7) dane osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia o naruszeniu prawa oraz dane osób powiązanych z sygnalistą, jeżeli pozostają w stosunku pracy z Uniwersytetem;
8) informację, czy naruszenie prawa zostało już wcześniej zgłoszone i gdzie.
III. Zgłoszenia o naruszeniu prawa możesz dokonać:
1) za pomocą poczty elektronicznej na adres email: sygnalista@adm.uw.edu.pl;
2) na piśmie, w zamkniętej kopercie zaadresowanej do Sekcji do spraw ochrony sygnalistów (Biuro Prawne UW), z dopiskiem „poufne”;
3) telefonicznie – z wykorzystaniem numeru telefonu: +48 22 55 20 302;
4) osobiście, w Sekcji do spraw ochrony sygnalistów, po wcześniejszym umówieniu spotkania.
W przypadku dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, przepisy przewidują grzywnę, karę ograniczenia wolności albo karę pozbawienia wolności do lat 2.
IV. Od momentu zgłoszenia uzyskasz status sygnalisty, a to oznacza, że:
1) zapewnimy ochronę poufności informacji objętych zgłoszeniem, w tym dotyczących Twojej tożsamości, osoby której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej
w zgłoszeniu. Do rozpatrzenia Twojego zgłoszenia dopuszczeni będą wyłącznie upoważnieni pracownicy, którzy zostali zobowiązani do zachowania poufności.
2) w ciągu 7 dni potwierdzimy, że odebraliśmy Twoje zgłoszenie i przekażemy je do weryfikacji.
3) informację zwrotną uzyskasz po zakończeniu działań następczych, ale nie później niż 3 miesiące od potwierdzenia otrzymania Twojego zgłoszenia. Poinformujemy Cię wtedy
o podjętych lub planowanych działaniach.
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych
w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą
V. Jak postępujemy ze zgłoszeniem
Jeżeli zgłoszenie o naruszeniu prawa spełnia wymogi formalne powoływany jest Zespół.
Zespół podejmuje działania mające na celu ocenę prawdziwości zarzutów zawartych
w zgłoszeniu o naruszeniu prawa, w tym w szczególności może:
1) żądać od pracowników Uniwersytetu udostępnienia dokumentów lub materiałów, niezbędnych do ustalenia stanu faktycznego sprawy;
2) zapraszać na posiedzenie Zespołu i wysłuchiwać osoby, które zostały wskazane przez sygnalistę jako świadkowie;
3) zapraszać na posiedzenie Zespołu i wysłuchiwać pracowników Uniwersytetu lub inne osoby na temat okoliczności istotnych dla ustalenia stanu faktycznego sprawy
– jeżeli nie pozostaje to w sprzeczności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
Zespół przygotowuje raport. Przewodniczący Zespołu przekazuje raport Rektorowi, który podejmuje decyzję w sprawie wdrożenia działań następczych (działań mających na celu przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia). Następnie Rektor przekazuje Zespołowi informację o podjętych działaniach następczych.
Po otrzymaniu przez Zespół informacji od Rektora o podjętych działaniach następczych, sekretarz Zespołu przekazuje sygnaliście w postaci pisemnej lub elektronicznej informację zwrotną uwzględniającą:
1) datę zakończenia postępowania;
2) wskazanie, czy istnieje uzasadnione podejrzenie naruszenia prawa;
3) opis działań następczych, które zostały lub zostaną podjęte wraz z uzasadnieniem.
VI. Jakie są warunki, abyś został objęty ochroną
Sygnalista powinien mieć uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego (podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej) informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochrona przysługuje od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Środki ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informację
o naruszeniu prawa
1) zakaz działań odwetowych (np. zakaz wypowiedzenia stosunku pracy);
2) odwrócony ciężar dowodu (na stosującym działanie odwetowe będzie spoczywał ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym);
3) odszkodowanie za dopuszczenie się działań odwetowych;
4) zakaz zrzeczenia się ochrony przyjętej w ustawie.
VII. Ochrona danych osobowych przekazanych w ramach zgłoszenia
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia podlegają ochronie na zasadach określonych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”), a także w wewnętrznych regulacjach Uczelni
w zakresie ochrony danych osobowych.
VIII. Możliwe jest także zgłaszanie naruszeń za pośrednictwem zewnętrznych kanałów
Na organy publiczne został nałożony obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń zewnętrznych, jak również obowiązek wydania zaświadczenia o podleganiu sygnalisty ochronie przewidzianej w ustawie, w przypadku gdy sygnalista zwróci się z takim żądaniem.
Organ publiczny będzie także:
- przyjmował zgłoszenia;
- przekazywał je zgodnie z właściwością, gdy zgłoszenie nie będzie należało do jego właściwości;
- rozpatrywał zgłoszenia należące do jego właściwości;
- podejmował działania następcze;
- przekazywał zgłaszającemu informację zwrotną.
Dodatkowo na organ publiczny zostanie nałożony obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych oraz rocznych sprawozdań zawierających dane dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.
- zadania Rzecznika Praw Obywatelskich
Rolą Rzecznika Praw Obywatelskich jest przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych, w tym wstępna weryfikacja zgłoszenia i nadanie sprawie dalszego biegu przez skierowanie zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub
– w zakresie konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – rozpatrzenie zgłoszenia i podjęcie działań następczych.
Z Rzecznikiem Praw Obywatelskich możesz skontaktować się poprzez adres: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Dodatkowo Rzecznik Praw Obywatelskich będzie udzielał sygnalistom środków wsparcia (np. porad na temat praw i środków ochrony prawej).
Na Rzecznika Praw Obywatelskich został również nałożony obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania dotyczącego zgłoszeń zewnętrznych (na podstawie sprawozdań uzyskanych od organów publicznych) i przekazywania go do Komisji Europejskiej oraz do Sejmu i Senatu.